Het Nederlands Letterenfonds, financier en aanjager van de literaire sector, vroeg Blueyard om de vierjaarlijkse visitatie voor te bereiden. Deze visitatie is essentieel voor het evalueren van de effectiviteit en impact van de subsidies die het fonds verstrekt aan de literaire sector. Het doel is om inzicht te krijgen in de ervaringen en tevredenheid van aanvragers en stakeholders, en aanbevelingen te formuleren voor verbetering.
Aanpak: coördinatie, documentatie en communicatie
Blueyard deed de coördinatie van de visitatie en maakte een plan van aanpak. We zorgden voor de gehele planning en documentatie van het proces. Door regelmatig met het fonds te overleggen, konden we de voortgang continu bewaken en snel aanpassingen doorvoeren. Als zichtbaar aanspreekpunt zorgde Blueyard voor een vlotte communicatie met alle betrokken partijen.
Klanttevredenheidsonderzoek
De visitatie vereiste een stakeholderanalyse en een klanttevredenheidsonderzoek. Met name dat laatste was een belangrijk onderdeel van de opdracht. We werkten met onderzoekers aan vier verschillende vragenlijsten, gericht op diverse groepen subsidieaanvragers. Hierbij werd specifiek aandacht besteed aan het aanvraagproces en de impact van coronasteunmaatregelen, en werden de vragen beknopter en relevanter gemaakt.
Stakeholderanalyse
Voor de stakeholderanalyse werden relevante stakeholders geïnterviewd. Blueyard stelde een lijst van gesprekspartners op en ontwikkelde een topiclijst. De uitvoer werd gedaan door een onafhankelijk onderzoeker of journalist, die goed bekend was met de literaire wereld.
Resultaten
Uit het onderzoek bleek dat de meeste aanvragers tevreden waren met het aanvraagproces. Wel was er behoefte aan een korter en eenvoudiger proces. Op basis van de bevindingen formuleerde Blueyard concrete aanbevelingen voor het verbeteren van het aanvraagproces en de communicatie met aanvragers en stakeholders. Zo hebben we niet alleen geholpen bij het voldoen aan de visitatie-eisen, maar ook waardevolle inzichten geleverd die het Nederlands Letterenfonds in staat stellen om hun processen te optimaliseren en hun impact te vergroten.
