Blueyard helpt bij BIS-bevalling

9 februari 2020 – Blueyard ondersteunt eind 2019 en begin 2020 een aantal grote en kleinere cultuurorganisaties bij het ontwikkelen van hun ‘meerjarenplan’. Zo’n toekomstplan is cruciaal. Het dient als basis voor meerjarige subsidie van het Ministerie van OCW (de BIS), de rijksfondsen, de provincie of de gemeente. Wat valt op? Grote en kleine organisaties, ervaren spelers en nieuwkomers: allemaal worstelen ze bij het opstellen van zo’n meerjarenplan met dezelfde issues en frustraties. En ze drinken allemaal een borrel wanneer de aanvraag door de digitale brievenbus van de subsidiënt is gegleden.

In de laatste maanden van 2019 tot aan de verschillende deadlines in februari en maart is het BIS-spitsuur in de Nederlandse cultuursector. En als het spitsuur is in de sector, dan is het dat ook bij Blueyard. Verschillende Blueyarders helpen cultuurinstellingen bij het ontwikkelen en aanscherpen van de vereiste ‘activiteitenplannen’. Die zijn belangrijk, want de meerjarige (BIS)-subsidies worden toegekend op basis van die plannen (naast uiteraard de staat van dienst van de instelling en de bewezen kwaliteit).

Het opstellen van zo’n activiteitenplan is voor alle cultuurinstellingen (kleine én grote) een flinke bevalling. Met alle kramp en pijn die daarbij hoort. Maar als het kind er eenmaal is, dan is het feest. Dan ligt er een duidelijke route voor de toekomst, weten de organisaties wat hen te doen staat en kunnen ze (zoals ze het zelf ervaren) back to work.

Het zijn uiteenlopende organisaties die Blueyard helpt in het opstellen van de plannen. Van landelijke kunstmanifestatie tot lokale theaterorganisatie. Van stedelijk kunstmuseum tot internationale designweek. Zo’n beetje alle disciplines komen voorbij: beeldende kunst, theater, literatuur, muziek, mode, design, erfgoed. Soms geven we de instellingen een snel advies – hoog over – maar vaak ook gaan we samen een intensief traject aan. Daarbij bouwen en schrijven we samen het plan; van missie- en visieniveau tot en met de activiteiten en financieringsstrategie.

Top-10 BIS-uitdagingen

Maar hoe verschillend de instellingen ook zijn, vrijwel alle partijen worstelen met dezelfde issues. We geven een kijkje in de keuken en formuleren onze top-10 van meest voorkomende ‘uitdagingen’:

1. Afstand nemen. Het blijkt voor de instellingen moeilijk om met enige kritische distantie en objectiviteit naar de eigen organisatie te kijken. Daarvoor hebben ze echt critical friends

2. Waarom. Veel organisaties hebben moeite om goed onderbouwd aan te geven waarom ze er zijn, en waarom ze ondersteuning verdienen. Niet zelden wordt de waarom-vraag in eerste instantie helemaal niet gesteld – laat staan beantwoord. “We maken toch gewoon fantastische exposities!?” Een doordacht idee over de impact die gerealiseerd wordt en hoe je die impact in kaart brengt, dat ontbreekt nogal eens.

3. De missie. We zien dat vrijwel alle organisaties moeite hebben om te formuleren waar ze in de kern nou werkelijk voor staan: de missie. We zien dat heel veel instellingen überhaupt worstelen met de begrippen missie en visie. Wat daarin niet meehelpt is dat dit twee complexe begrippen zijn, die bovendien tal van verschillende definities kennen.

4. Wat. Voor veel organisaties spreekt wát ze doen zo voor zich, dat ze het maar moeilijk onder woorden kunnen brengen. Vaak treffen we teksten aan die alles over het ontstaan en de positie van de organisatie vertellen, maar niet over wat ze nu precies gaan doen. Wij als buitenstaanders moeten het hen haast aanwijzen: “Kijk! Dat doe je allemaal!”

5. Te laat. Negen op de tien cultuurorganisaties beginnen een beetje of best wel veel te laat met het onderzoeken en formuleren van hun toekomstplannen. Dat is geen onwil. Het toont veeleer hoezeer de instellingen gefocust zijn op de komende productie. Er is vaak simpelweg te weinig tijd om eens echt te reflecteren en dan vooruit te kijken.

6. Taal. Veel organisaties spreken een eigen taal, maar wel een die voor anderen moeilijk te verstaan is. ‘Zwevend taalgebruik’ (dat is iets anders dan zweverig), jargon, abstract, onnodig moeilijk en teveel woorden. Wij zeggen: hoe concreter, hoe beter.

7. Belangrijk. Ook al is het een verplichting die bij de subsidieverstrekking hoort, alle partijen ervaren het opstellen van een activiteitenplan als buitengewoon belangrijk. Met het samen ontwikkelen van dit toekomstdocument worden fundamentele keuzes voor de toekomst gemaakt: over de artistieke koers; over de organisatie. Het is een moment om knopen door te hakken en nieuwe ambities te formuleren. Dat is een heel groot voordeel van de kunstenplan-systematiek: je kunt niet simpelweg doorgaan, maar moet even serieus naar je toekomst kijken.

8. Frustraties over formulieren. Alle cultuurorganisaties raken – heel begrijpelijk – gefrustreerd over het woud aan formulieren en vragen van de overheid en (rijks)fondsen. Die komen namelijk vaak elk met hun eigen set aan formulieren, vragen en formats aanzetten. Ook over de begrotingen die bij elk fonds in een ander model moeten worden gepresenteerd, ontstaat de nodige ergernis.

9. Diversiteit en Inclusie. Alle instellingen die wij begeleiden zetten zich vol overtuiging in om de diversiteit en inclusie binnen hun organisatie te versterken. Iedereen ziet dat er nog stappen te zetten zijn en is overtuigd van de noodzaak hiertoe. Tegelijkertijd ergeren organisaties zich over de indringende wijze waarop ze op het thema aangesproken worden. Bij sommige fondsen lijkt het nergens anders over te gaan.

10. Fair Practice Code. Vrijwel alle instellingen die wij helpen, worstelen met de fair practice code. En dan met name met het doel van ‘eerlijke’ beloning van medewerkers en kunstenaars. De instellingen voldoen zonder uitzondering graag aan de ethiek van fair pay. Maar de bredere en in jaren gegroeide realiteit waarin zij werken, maakt het waarschijnlijk in de praktijk nog knap lastig om als individuele instelling aan alle opgaven en verwachtingen tegelijkertijd te voldoen.

Het grote BIS-feest

Nu de bevalling erop zit, begint het lange, spannende wachten op de beoordelingen. Maar eerst: feest! Alle partijen die we helpen zijn zo opgelucht dat alles de deur uit is, dat ze spontaan een borrel of zelfs een feest organiseerden. Voor anderen is het nog even flink doorwerken tot aan de deadlines van de komende weken. Maar hoe dan ook, wanneer het karwei is geklaard, gaan we op naar de toekomst! Proost! En dan de volgende dag: back to work!